Um die automatisierte Verbindung mit dem PIM-Dienst zu gewährleisten, müssen so genannte „PIM-Profile“ eingerichtet werden. Diese werden dazu benutzt, die Login-Daten der Benutzer für den jeweiligen PIM-Dienst zu speichern und bei Bedarf bereit zu stellen. Die PIM-Profile sind vor allem für den Startvorlauf und den PIM-Server wichtig.
Das Fenster, um die PIM-Profile anzulegen und zu verwalten, befindet sich in dem Reiter „Administration“ im Ordner „PIM-Austausch“. Mit einem Doppelklick werden die PIM-Profile geöffnet und es
kann ein PIM-Profil ausgewählt werden:
In dem Feld „Benutzer“ muss die Benutzernummer des Benutzerkontos eingetragen werden, welches mit dem PIM-Dienst synchronisiert werden soll. Über den "Fernglas"-Button hat man die Möglichkeit, aus dem Suchfenster einen Benutzer einzufügen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Benutzernummer direkt in das vorgegebene Feld einzutragen.
Das Feld "Mandant" gibt an, welchem Mandanten dieses PIM-Profil zugeordnet ist. In dem Reiter "Anmeldung" erscheinen die Felder: Connector, Postfach und Gesperrt.
Zusätzlich können in dem Reiter "Berechtigungen" die Rechte für den PIM-Dienst gesetzt werden. Diese Berechtigungen können in jedem PIM-Profil individuell eingestellt werden: Kontakte, Aufgaben, Termine und Notizen.
Es muss für jeden Benutzer, der den PIM-Austausch verwenden möchte, ein PIM-Profil pro Mail-Account erstellt werden. Diese PIM-Profile dienen später in dem PIM-Dienst sowie in dem Startvorlauf als Grundlage der Synchronisation.