Für die Abwicklung der Druckakten, die Bearbeitung und Freigabe der Druckakten-Sätze sowie die Kontrolle der Druckbelege und Einsicht der archivierten Dokumente stellt die Druckbox das wesentliche Hauptfenster dar. Dieses ist nicht aus dem Fenstermenü heraus aufrufbar!
Stattdessen erscheint ein spezieller Bereich bei jedem Benutzer in der rechten oberen Ecke des Hauptfensters von tacoss.eTRADE, sofern der Mandant freigeschaltet ist und der Benutzer über die erforderliche Berechtigungsstufe verfügt.
Belege in der Druckbox
Die Berechtigungsstufe für die Aktivierung der Druckbox ergibt sich aus der Summe der einzeln berechneten Stufenwerte jedes Druckakten-Verteilers, dem die Benutzergruppe des angemeldeten Benutzers zugeordnet wurde.
Wird außerdem ein "globaler" Druckakten-Verteiler eingerichtet, so ist die Druckbox bei sämtlichen Benutzern aktiv.
Führt man den Mauszeiger über den Titel (im Screenshot "Box (1 | 12)"), so erscheint nach einiger Verweilzeit ein Tooltip mit einigen Hinweisen:
Zustand der Druckbox
Führt man den Mauszeiger hingegen über die rote Lampe (im Screenshot ), erscheint nach einiger Verweilzeit ein Tooltip mit dem folgenden Text:
Das Programmfenster "Druckbox"
Das Programmfenster "Druckbox" ist ein erweitertes Fenster zur Verwaltung und Bearbeitung der Druckakten-Sätze. Es ist grundsätzlich in zwei Registerkarten unterteilt.
In der ersten Registerkarte " Übersicht" ist ein Abfragebereich "Belege" für die tabellarische Übersicht der zu bearbeitenden und freizugebenden Druckakten-Sätze enthalten.
Umfangreiche Filter zur Darstellung der Belege
Oberhalb der tabellarischen Übersicht auf der Registerseite "Tabelle" des Abfragebereiches sind mehrere Auswahlboxen vorhanden. Mit Hilfe der einzelnen Auswahlboxen kann der Anwender die dargestellten Druckakten-Sätze komfortabel eingrenzen bzw. filtern.
Die Auswahlbox "Filter" lässt den Anwender auswählen, über welche Stufe die Druckakten-Sätze eingegrenzt werden sollen:
Anzeige
Zur Eingrenzung der Druckakten-Sätze wird die Anzeige-Stufe herangezogen. Diese stellt auch solche Druckakten-Sätze dar, die der Anwender freigeben kann aber nicht muss, weil diese Aufgabe normalerweise einer anderen Benutzergruppen zufällt. Beispielsweise kann sich der Geschäftsführer alle Belege anzeigen lassen, auch wenn er selbst nur wenige freigeben muss.
Freigabe
Zur Eingrenzung der Druckakten-Sätze wird die Freigabe-Stufe herangezogen. Diese stellt nur solche Druckakten-Sätze dar, die der Anwender freizugeben hat bzw. die er selbst abgestellt hat und gegebenenfalls wieder sperren oder löschen möchte.
Die Auswahlbox "Ersteller" ermöglicht es dem Anwender festzulegen, aus welcher Sicht er die Druckakten-Sätze betrachten möchte:
Benutzer
Druckakten-Sätze werden berücksichtigt, die der Benutzer selbst abgestellt hat.
Gruppe
Druckakten-Sätze werden berücksichtigt, die ein Benutzer aus derselben Benutzergruppe abgestellt hat und die der angemeldete Benutzer freigeben darf.
Alle
Es erfolgt keine explizite Eingrenzung des Erstellers.
Die Auswahlbox "Status" ermöglicht es dem Anwender festzulegen, welchen Bearbeitungsstatus die eingegrenzten Druckakten-Sätze haben sollen:
Offen
Druckakten-Sätze werden berücksichtigt, die weder bereits freigegeben noch gesperrt noch einer Druckakte zugeordnet wurden.
Bearbeitung
Druckakten-Sätze, die als in Bearbeitung gekennzeichnet wurden.
Freigegeben
Druckakten-Sätze, die bereits freigegeben wurden.
Gesperrt
Es werden nur gesperrte Druckakten-Sätze berücksichtigt.
Zugeordnet
Druckakten-Sätze werden berücksichtigt, die bereits einer Druckakte zugeordnet wurden.
Alle
Es werden sämtliche Druckakten-Sätze dargestellt.
Die verschiedenen Auswahlboxen ermöglichen es dem Benutzer, auf einfache und schnelle Art und Weise die dargestellten Druckakten-Sätze zu filtern.
Status der Druckaktensätze
Die Druckakten-Sätze selbst zeigen durch ihre Farbe an, in welchem Zustand sie sich befinden.
Rot auf gelb: Beleg ist seit 3 bis 6 Tagen abgestellt
Rot auf weiss: Beleg ist seit mind. einer Woche abgestellt
Grün: Beleg ist freigegeben
Schwarz auf violett: Beleg wurde einer Druckakte zugeordnet
Schwarz auf rot: Beleg wurde gesperrt
Schwarz auf Orange: Beleg ist in Bearbeitung
Unterhalb der tabellarischen Auflistung der Druckakten-Sätze befindet sich ein Formelbereich, mit Hilfe dessen einzelne auswählbare Spalten mathematisch berechnet werden können, wie z. B.: Anzahl, Durchschnitt, Maximum, Minimum oder Summe.
Aus den angezeigten Druckakten-Sätzen in der Trefferliste heraus kann der Anwender mittels eines Doppelklicks der linken Maustaste direkt in den Detailbereich wechseln, um beispielsweise den Druckakten-Satz einzusehen, zu bearbeiten oder freizugeben.
Das Kontextmenü der Druckaktensätze
Aus den angezeigten Druckakten-Sätzen in der Trefferliste heraus kann der Anwender mittels eines Doppelklicks der linken Maustaste direkt in den Detailbereich wechseln, um beispielsweise den Druckakten-Satz einzusehen, zu bearbeiten oder freizugeben.
Wird ein einzelner Druckakten-Satz mit der rechten Maustaste angeklickt, so erscheint das folgende umfangreiche Kontextmenü:
Die Einträge "Im Archiv anzeigen" und "Belegsatz löschen" sind nur aktiv, wenn dem angemeldeten Benutzer das Recht dazu erteilt wurde.
Die weiteren Einträge werden in Abhängigkeit des ausgewählten bzw. angeklickten Druckakten-Satz aktiviert oder deaktiviert, je nachdem welchen Status sie besitzen oder in welchem Zustand sie sich befinden.
Im Archiv anzeigen
Zu dem ausgewählten Druckakten-Satz wird der zugehörige archivierte Beleg in einem externen Archivfenster aufgerufen und angezeigt, sofern mithilfe der Basisparameter dem angemeldeten Benutzer das Recht erteilt wurde (siehe Abschnitt: "Einrichtung in tacoss.eTRADE").
Freigabe erteilen
In dem oder den ausgewählten Druckakten-Sätzen wird die Freigabe gesetzt, sofern denn der Benutzer das Recht dazu hat und das System es zulässt (z. B.: mehrere gleichzeitig ausgewählte Druckakten-Sätze).
Freigabe zurücksetzen
Dem oder den ausgewählten Druckakten-Sätzen wird die Freigabe entzogen, sofern der Benutzer das Recht dazu hat und das System dieses zulässt (z. B.: bei mehreren gleichzeitig ausgewählten Druckakten-Sätzen).
Belegsatz sperren
In dem oder den ausgewählten Druckakten-Sätzen wird die Sperre gesetzt, sofern denn der Benutzer das Recht dazu hat und das System es zulässt (z. B.: mehrere gleichzeitig ausgewählte Druckakten-Sätze).
Druckakte aufrufen
Zu dem ausgewählten Druckakten-Satz wird die zugehörige Druckakte in einem separaten Programmfenster aufgerufen und angezeigt.
Zuordnung entfernen
In den ausgewählten Druckakten-Sätzen wird die zugeordnete Druckakte entfernt, sofern denn der Benutzer das Recht dazu hat und das System es zulässt. Die Druckakten selbst werden aber nicht gelöscht.
Belegsatz löschen
Der oder die ausgewählten Druckakten-Sätze werden gelöscht, sofern denn der Benutzer das Recht dazu hat und das System es zulässt. Die zugrunde liegenden Druckakten-Adressen und die -Parameter werden nicht gelöscht. Auch werden die Druck-Flags in den ursprünglichen Vorgängen (Auftrag, Abrechnung, Transportauftrag usw.) nicht zurückgesetzt. So etwas sollte in den jeweiligen Programmfenstern aus den Vorgängen heraus geschehen.
Standardmäßig ist in der tabellarischen Übersicht die Mehrfachauswahl bzw. die Bereichsselektion aktiviert, damit der Benutzer mehrere Druckakten-Sätze zeitsparend in einem Rutsch bearbeiten kann (sperren, freigeben, löschen usw.)