Externe Dokumente dienen als Anhang zu unterschiedlichen Datensätzen. Diese können ganz einfach von den Anwendern per Drag & Drop zu Datensätzen hinzugefügt werden.
Mithilfe von Tags können diese nun auch gezielt durch Formulare mit an eine definierte Menge an Empfängern gesendet werden. Der Disponent kann z. B. bei der Planung der Touren die entsprechenden Begleitpapiere mit dem Tag "SPEDITEUR" versehen. Beim Druck des Transportbelegs werden somit automatisch die erforderlichen Begleitpapiere für den Spediteur dem Beleg zugeordnet.
Die Zuweisung von Tags zu externen Dokumenten bildet die Grundlage zur Berücksichtigung in Druckakten und ermöglicht die flexible Steuerung des beleglosen digitalen Dokumentenversands.
Ausblick : WARENBEGLEITDOKUMENTE
Die Nutzung von Tags stellt die Basis dar für weitere Optimierungen in Bezug auf den Workflow in der Vorgangsbearbeitung. Auch von diesen Optimierungen können Sie in Kürze profitieren. Dann können Warenbegleitpapiere mithilfe des Tags "WARE" in sämtlichen Container-Programmen für externe Dokumente definiert werden.
Container-Programme sind zum Beispiel:
- Kunde
- Artikel
- Finanzierung
- Kommission
- Kontrakt
Anwendungsfall:
Sobald im Bereich der Vorgangsbearbeitung bestimmte Formulare, wie zum Beispiel Wiegenoten an der Waage, gedruckt werden, durchsucht das System den angesprochenen Kontrakt auf Warenbegleitdokumente, die entsprechend mit einem Tag versehen sind. Diese werden automatisch dem Beleg zugeordnet und versendet.
Neben dem Tag "WARE" wird es auch ein Tag "ABRECHNUNG" geben. Solche Dokumente werden dann automatisch an die Abrechnung gehängt.
