Innerhalb der ERP-Software ermöglicht das Modul tacoss.ePRINT den verteilerbasierten, strukturierten Versand von Druckbelegen, die in Form von Druckakten als PDF-Dokumente zusammengefasst werden.
Für den Workflow zur Freigabe einzelner Druckbelege kann eine individuelle Verteilerlogik beschrieben werden. Steuerungsmöglichkeiten gibt es über Formulare und Formulartypen, die Betragshöhe der jeweiligen Druckbelege und über Benutzer bzw. fach- und bereichsbezogene Benutzergruppen.
Druckakten-Sätze konnten bislang über die einfache Freigabe eines berechtigten Anwenders freigegeben werden. Ab sofort kann festgelegt werden, dass mehrere und gegebenenfalls sogar signaturbasierte Freigaben zum Versand des Druckbeleges erforderlich sind.
Einfache Freigabe:
Sobald ein berechtigter Benutzer den Druckakten-Satz freigibt, wird eine Druckakten-Freigabe erzeugt und gleichzeitig auch der Druckakten-Satz komplett freigegeben.
Jeder berechtigte Benutzer kann die Freigabe zurücksetzen, es muss nicht zwingend derselbe sein, der den Beleg freigegeben hat.
Mehrstufige Freigabe:
Sobald ein berechtigter Benutzer den Druckakten-Satz freigibt, wird eine Druckakten-Freigabe erzeugt, sofern der aktuell angemeldete Benutzer diesen Druckakten-Satz nicht bereits freigegeben hat.
Gleichzeitig wird geprüft, ob genügend Freigaben erteilt wurden, um den Druckakten-Satz komplett freizugeben.
Jeder Benutzer kann nur seine Freigabe zurücksetzen, aber nicht diejenigen von anderen Benutzern!
Freigabe mit Signatur
Beim Erzeugen eines Druckakten-Satzes werden sofort "leere" Freigaben als Platzhalter für die erforderlichen Unterschriften angelegt. Sobald ein berechtigter Benutzer den Druckakten-Satz freigibt, wird eine gültige Unterschrift im Signatur-Verzeichnis ermittelt und die zum Signatur-Typ passende Druckakten-Freigabe befüllt, sofern der aktuell angemeldete Benutzer diesen Druckakten-Satz nicht bereits freigegeben hat.
Gleichzeitig wird geprüft, ob genügend Freigaben erteilt wurden, um den Druckakten-Satz komplett freizugeben.
Jeder Benutzer kann nur seine Freigabe zurücksetzen, aber nicht diejenigen von anderen Benutzern! Die Freigabe wird lediglich "geleert", also die Freigabedaten zum Benutzer und zum Zeitpunkt zurückgesetzt.
Ihre Vorteile
Mehrstufige Freigaben bereichern die Verteilerlogik sowie den Workflow digital zu versendender Druckbelege, erhöhen die Sicherheit und ermöglichen ein Mehr-Augen-Prinzip! Die optionalen Signaturen, welche in die Druckbelege beim digitalen Belegversand eingearbeitet werden, vereinfachen zudem den Belegfluss zwischen Ihnen und ihren Geschäftspartnern!
